Dampak Digitalisasi Dokumen Terhadap Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Digitalisasi dokumen telah mendapatkan banyak popularitas dalam beberapa tahun terakhir. Baik individu maupun organisasi mendigitalkan dokumen mereka agar dapat diakses, sehingga menghasilkan efisiensi dan produktivitas kerja yang maksimal.

Tapi tahukah Anda? Selain aksesibilitas, digitalisasi dokumen juga berdampak pada efisiensi kerja dan produktivitas manusia dalam berbagai cara.

Oleh karena itu, pada artikel kali ini saya akan membahas secara detail dampak (dengan membahas berbagai cara) digitalisasi dokumen terhadap efisiensi dan produktivitas kerja. Jadi, tetaplah bersamaku sampai akhir.

Apa sebenarnya digitalisasi dokumen itu?

Pada dasarnya, ini adalah proses mengubah dokumen bentuk keras menjadi bentuk digital (dapat dibaca komputer). Salinan yang disimpan secara digital tidak hanya berfungsi sebagai cadangan dokumen asli tetapi juga menawarkan aksesibilitas maksimum sekaligus mengurangi biaya penyimpanan secara keseluruhan.

Proses ini dapat dilakukan secara manual atau dengan memanfaatkan teknologi otomasi yang dikenal dengan “ OCR ”. Panduan ini cukup padat karya dan memakan waktu, oleh karena itu pengguna umumnya lebih suka menggunakan OCR. Ini adalah teknologi ekstraksi data yang digunakan di beberapa alat online yang mengubah JPG ke Word , memindai dokumen menjadi digital, dan banyak lagi.

Sekarang, izinkan saya menjelaskan bagaimana digitalisasi dokumen berdampak pada efisiensi kerja dan produktivitas masyarakat.

Bagaimana Digitalisasi Dokumen Mempengaruhi Efisiensi & Produktivitas Kerja

• Kemudahan aksesibilitas

Ini adalah cara pertama digitalisasi dokumen berdampak pada efisiensi dan produktivitas kerja. Izinkan saya menjelaskan caranya.

Jika suatu dokumen dalam bentuk hard form, akan sangat sulit bagi banyak orang untuk mengaksesnya sekaligus. Lebih buruk lagi ketika seseorang harus membuat beberapa perubahan pada file. Jadi, ketika orang tersebut melakukan perubahan, orang lain harus menunggu giliran untuk mendapatkan akses ke file tersebut.

Namun digitalisasi dokumen telah memecahkan masalah ini. Dengan menyimpan file atau kertas penting secara digital, banyak orang akan sangat mudah mengakses dan mengeditnya tanpa menunggu giliran. Hal ini selanjutnya akan menghasilkan peningkatan efisiensi dan produktivitas.

• Portabilitas maksimal

Membawa dan mengelola dokumen bentuk keras cukup sulit, terutama jika Anda adalah karyawan yang bertanggung jawab menyediakan file-file penting kepada staf yang lebih tinggi kapan pun mereka memintanya.

Artinya, Anda harus selalu membawa beban file-file penting. Beban ini akan membuat Anda lelah sehingga mengakibatkan menurunnya efisiensi kerja dan produktivitas.

Namun, tidak demikian halnya dengan dokumen yang disimpan secara digital. Mereka menawarkan portabilitas maksimum – dengan menyimpan file penting ke dalam USB atau perangkat penyimpanan lainnya secara digital, Anda dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.

• Kecepatan dalam mengedit, mencari, dan meninjau

Digitalisasi dokumen memungkinkan pengguna dengan cepat mengedit, mencari, atau meninjau informasi yang diperlukan. Izinkan saya menjelaskan secara detail. Jika file dalam bentuk keras dan Anda perlu mengedit atau mencari sesuatu, Anda harus mencoret informasi yang sudah ditulis.

Saat melakukan pencarian, Anda harus memeriksa semua file untuk menemukan data yang diperlukan, ini pasti akan menghabiskan sebagian besar waktu dan tenaga Anda.

Namun dengan mengonversi file tersebut secara digital, Anda dapat dengan cepat mengedit atau memperbarui informasi tanpa mencoretnya. Tidak hanya itu, Anda juga dapat dengan mudah mencari atau meninjau data yang diperlukan dengan menggunakan berbagai fungsi pencarian dalam dokumen Word, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk menelusuri seluruh file. Hal ini kemudian menghasilkan peningkatan produktivitas dan efisiensi.

• Penyimpanan rendah

Anda mungkin memiliki gagasan bagus tentang apa yang akan saya bahas kali ini. Menyimpan kertas bentuk keras memerlukan banyak waktu dan tenaga. Izinkan saya menjelaskan caranya.

Untuk menyimpan file berbentuk keras, Anda harus terlebih dahulu menemukan ruang yang aman dan andal, lalu memindahkan semua file ke ruang tersebut. Hal ini pasti membutuhkan waktu dan tenaga. Di sisi lain, dengan mendigitalkan file-file penting, Anda dapat dengan cepat menyimpannya di komputer atau ponsel cerdas Anda.

Satu hal lagi, menyimpannya secara digital juga akan memberikan keamanan maksimal, artinya tidak ada orang yang tidak berkepentingan yang dapat mengaksesnya.

Kesimpulan

Digitalisasi dokumen telah memberikan dampak besar terhadap efisiensi kerja dan produktivitas manusia dalam berbagai cara. Misalnya, ini memungkinkan mereka mengakses dan mengedit informasi dalam file dengan cepat. Dalam artikel ini, saya telah membahas berbagai cara digitalisasi dokumen berdampak pada efisiensi kerja dan produktivitas individu.